Over de Duitse zakelijke etiquette volgens de “Knigge” blogde ik al eerder. Vandaag is het tijd voor een nieuw onderwerp: vergaderen. Wat doe je wél in vergaderingen bij je Duitse handelspartner, en wat juist niet?
Onthoud vooral: expertise telt bij vergaderen in Duitsland!
Vergaderen met Duitsers- dat is toch net even iets anders dan vergaderen met Nederlanders. Op ons komt de Duitse manier van vergaderen vaak wat formeel, misschien zelfs stijfjes over. Maar als je in gedachten houdt, dat de Duitser zich volledig richt op kwaliteit en expertise, dan zie je beslist dat zijn of haar manier van werken erg betrouwbaar is. Daar heb je als zakenpartner gewoonlijk alleen maar baat bij. Het is dus verstandig om wat kennis op te doen over de Duitse manier van vergaderen. Ik zet kort en krachtig de belangrijkste tips voor je op een rijtje:
Tip 1: Kom op tijd. Te laat komen is echt volledig taboe.
Tip 2: Volg de agenda. Die is van tevoren bepaald en staat vast. Dat komt de duidelijkheid erg ten goede. Houd je eraan en wijk niet af, dat zal zeker gewaardeerd worden.
Tip 3: Er is als onderdeel van de agenda ook een vaststaande tijdsplanning. Let daar goed op.
Tip 4: De voorzitter van de vergadering zal zal het heft stevig in handen nemen en houden. Anders dan in de vaak veel “plattere” structuur die Nederlanders gewend zijn, zal de voorzitter de inbreng tijdens de vergadering autonoom beoordelen, en dan beslissingen nemen. Die deelt hij of zij dan vaak tijdens de vergadering mee.
Tip 5: Een besluit dat genomen is door de leidinggevende, wordt ook uitgevoerd. Dat mag iedereen verwachten.
Tip 6: Bij alle agendapunten zal alleen de deskundige op dat gebied een inbreng hebben. Dat komt omdat de Duitser erg veel waardering heeft voor expertise. Dat is echt een groot verschil met Nederland: hier zien we vaak de voordelen van de generalist, en mag iedereen zijn zegje doen. Wanneer je dus in Duitsland geen kans krijgt om een mening of oordeel te geven over zaken waarvoor je niet de betreffende vakkennis bezit, realiseer je dan dat dat niets persoonlijks betekent. Jij komt aan het woord als jouw specifieke kennis van belang is, en je mag verwachten dat er op dat moment ook aandachtig naar je wordt geluisterd.
Tip 7: Voortbordurend op tip 6: probeer niet om je mening te geven op andermans vakgebied. De Duitser waardeert dat gewoonweg niet.
De Duitser komt bij jou op het bedrijf? Ken ook dan de cultuurverschillen
Natuurlijk kan het zijn dat je even moet wennen aan de wat andere manier van vergaderen. Dat geldt natuurlijk net zo goed wanneer je zelf een Duitse zakenpartner hebt uitgenodigd op je bedrijf. Wees niet verbaasd als die wat bescheidener overkomt, zijn of haar mening voor zich houdt als het over andermans kennisgebied gaat en de mening van de voorzitter als vanzelfsprekend aanneemt in plaats van er nog wat kanttekeningen bij te maken. Dat betekent niet automatisch dat de ander onzeker is. Het komt voort uit cultuurverschillen, en het is goed om die te kennen.
Ik ben best benieuwd wat jullie ervaringen zijn met vergaderingen in Duitsland of met Duitse zakenrelaties in Nederland. Laat ze me vooral weten!
En heb je behoefte aan een training op dit of een ander gebied, dan kun je me natuurlijk altijd mailen, of bellen via 06 10244429. In ieder geval: Bis bald!
